Hoje em dia é comum encontrar pessoas correndo de um lado para o outro em busca de conseguir cumprir todos os compromissos e as tarefas num curto espaço de tempo, e essa correria é tão frequente que poucos sabem a diferença entre o que é urgente e o que é importante – vivemos em um ‘buraco negro’ repleto de atividades diárias por fazer e isso chega a criar uma situação muito comum: ficamos um pouco confusos sobre qual atividade tem mais importância, qual delas irá nos consumir mais tempo e qual delas não podem falhar.
Durante muito tempo os métodos de gestão do tempo tradicionais vêm demonstrando como fazer mais coisas em menos tempo, ou seja, estamos aprendendo como ser mais eficientes em algumas áreas como: compromissos, reuniões, horários, objetivos e atividades. Porém os nossos maiores desafios não são, no entanto, resolvidos somente pela velocidade ou pela quantidade de tarefas concretizadas. Eis a chave da questão: São problemas de eficácia (satisfação das nossas metas prioritárias) e de ordem qualitativa. Enquanto os problemas de eficiência dizem respeito ao modo como gerimos o tempo, os problemas de eficácia referem-se à gestão das nossas vidas.
O consenso diz que toda pessoa eficiente planeja e executa suas atividades com base em prioridades, elegendo as tarefas por ordem de importância. Ou seja, é importante saber e fazer a diferença entre as tarefas importantes e as tarefas urgentes, de modo a ser mais eficiente dentro do tempo de que dispomos:
As Tarefas importantes e urgentes: Essas tarefas exigem atenção imediata, possuem o seu valor e estão com os prazos de execução se esgotando – neste caso estão às crises ou os problemas que precisam ser solucionados imediatamente, e aqui é quando aparecem os famosos apagadores de incêndio.
Tarefas importantes e não urgentes: Elas são as tarefas relevantes em termos de valor e resultados, normalmente estão dentro de seus prazos já estabelecidos e podem ser planejadas e executadas.
Tarefas Urgentes e não importantes: Essas são as tarefas tidas como urgentes, só que não são capazes de somar resultados importantes – mesmo que o tempo se esgote essa perda não trará maiores consequências, podemos listar alguns exemplos: Interrupções desnecessárias como viver atendendo o celular, internet e outras ações deste tipo.
Finalizamos este com o alerta sobre um erro muito comum: ‘o grande erro está em reagir sobre a urgência, quando o certo seria agirmos sobre o que é importante’.
– O urgente se refere a prazos, exige uma atenção imediata na sua execução.
– O importante é tudo aquilo que traz resultados, que é relevante e que se refere a valor – são todas as tarefas prioritárias.